el reto
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Tus clientes existen desde hace varios años en tu sistema actual. Cambiar de sistema no significa cambiar de clientes: mantengas el contacto y el historial migrando tus datos de un sistema a otro.
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Mantengas también el contenido de tus solitudes pasadas, y puedes así, seguir analisando tus datos : podrías continuar de medir la satisfacción de tus clientes y el desempeño de tus equipos.
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Puedes explotar tus tiquetes ya no utilizados para sugerencias de respuestas con Answer Bot y también para buscar un tiquete similar en el pasado y ayudar a tus agentes a encontrar la solución de manera más rápida.
Preparar la migración
Configurar tu entorno
Importar tus datos de forma segura
Una migración, empieza con un buena base.No se quieren importar errores en una solución completamente nueva. Se dice adiós a los duplicados e incoherencias que han ocupado la base de datos durante demasiado tiempo y se deshace de lo que no sirve.
Elimina los datos inutiles. Quita todos los datos innecesarios que están almacenados en el antiguo sistema, como las antiguas oportunidades, los contactos inactivos, los archivos adjuntos o los mensajes innecesarios."
Limpia los datos. Asegúrate de que toda la información almacenada en tu antiguo sistema sea correcta y esté actualizada. Verifica que los nombres, las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono sean correctos. Asegúrate de que todos los tiquetes abiertos hayan sido resueltos.
Haz un backup. Recuerda hacer una copia de seguridad de los siguientes elementos: los datos de los clientes, los tiquetes, las respuestas y los archivos adjuntos."
Exporta. Tus datos pueden ser extraídos en varios formatos(JSON, CSV, …).
Antes de poder importar tus datos en Zendesk, debes configurar tu cuenta de Zendesk. Para empezar, debes crear:
- grupos - tus agentes: usuarios que estarán a cargo de la gestión de los tiquetes. - campos personalizados: campos de tickets, usuarios, organizaciones - automatizaciones - reglas de activación para ayudarte a gestionar los tiquetes de manera más eficiente - reglas de negocio (disparadores, macros, etiquetas, SLAs, ...)
Configura los permisos. Asegúrate de que las personas adecuadas tengan acceso a la información correcta en Zendesk. Configura los permisos según los roles y las responsabilidades de los usuarios.
Una vez que hayas exportado tus datos y configurado tu cuenta Zendesk, puedes importar tus datos en Zendesk. Esto, se puede hacer de forma automática o manual, según las necesidades de tu empresa.
Es importante que apuntes que la importación de datos puede llevar tiempo, dependiendo de la cantidad de datos que debas importar. Durante este tiempo, es importante asegurarse de que los usuarios de tu empresa tengan acceso a datos críticos, para evitar interrupciones en el servicio.
Seguridad de los datos de los clientes. La seguridad de los datos de los clientes es una prioridad absoluta durante la migración. Debes asegurarte de que los datos se transfieran de forma segura y permanezcan confidenciales. Podemos guiarte para tomar las medidas de seguridad necesarias.
Verificación de la migración a Zendesk. Una vez que hayas configurado Zendesk, debes verificar que la migración haya sido exitosa. Esto significa que, puedes realizar pruebas para asegurarte de que todos los datos se han importado correctamente o hacer una migración por lotes. Verifica que los tiquetes, los clientes, las respuestas y los archivos adjuntos se hayan importado correctamente y que aparezcan como se espera en Zendesk.
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Jelena Joksimovic
Customer success manager en Iziwork
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Pauline Toulouze
Account manager en Babymoovgroup
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Clothilde Le Cose
CS ops Manager Lengow
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